Umzugsmanagement

Das Umzugsmanagement ist eine IBM Lotus Notes/Domino Anwendung zur unternehmensweiten Koordination von Umzügen und Neubelegungen. Die Wizzard gesteuerte Erfassung der Belegungsdaten stellt eine enorme Erleichterung bei der Erfassung von Belegungsanträgen für die Antragsteller dar. Schritt für Schritt wird der Antragsteller durch die einzelnen Formularbereiche begleitet.

Die Integrierte und frei einstellbare Eingabevalidierung ermöglicht während der Eingabe die Prüfung der Daten. Dadurch können Fehleingaben im Vorfeld ausgeschlossen und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden. 

Während der Eingabe werden alle relevanten Umzugs- bzw. Belegungsdaten abgefragt. Dies reicht von Informationen zur Person, über Möbel sowie IT und Telefon Daten bis hin zur Schließanlage. 

Mit dem Abschicken des Antrages wird ein umfangreicher Workflow angestoßen, der mit Hilfe der hauseigenen Workflowengine abgebildet wurde. Innerhalb der einzelnen Workflowschritte werden verschiedene Subsystem in die Verarbeitung der Belegungsaufträge einbezogen. Dank einer Schnittstelle zum Flächenmanagement Anwendung (Relationale Datenbank) können aktuelle Belegungsdaten von zentraler Stelle abgefragt und aktualisiert werden. 

Dank der implementierten Schnittstellen ist es der Anwendung möglich, alle notwendigen Informationen zur richtigen Zeit bereitzustellen, so dass im Falle von Mehrfachbelegungen, paralleler Umzüge oder abweichender Termine schnell und unkompliziert notwendige Eskalastionsschritte eingeleitet werden können.

Die einzelnen erforderlichen Aufgaben werden vom System in maßgeschneiderte Teilaufträge aufteilt. Diese Teilaufträge können dank der dahinterliegenden Workflow Engine vollkommen frei definiert werden und bringen somit ein erhebliches Maß an Flexibilität in das Gesamtsystem. Weiterhin können die Zugriffs- und Leserechte auf die einzelnen Belegungsanträge frei definiert werden.

Weiterhin erzeugt das System automatisch Teilaufträge, die die Aktualisierung des Unternehmenstelefonbuches sowie Türschild - Druck und Montage anstoßen. Die Information der jeweilig zuständig bzw. verantwortlichen Mitarbeiter erfolgt über den E-Mail Versand. Hierzu sind an zentraler Stelle sämtliche E-Mail Texte als Vorlagen gespeichert und werden entsprechend der Workflow Definition zur richtigen Zeit an die richtigen Personen versandt. Diese Teilaufträge können allerdings auch nachträglich an andere Personen delegiert werden. Somit wird eine reibungslose Abarbeitung auch im Fall von Abwesenheit durch Krankheit gewährleistet. 

Eine Schnittstelle für den Export in Microsoft Excel ermöglicht eine leichte Weiterverwendung der Umzugsdaten an anderer Stelle.

 

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Software

IBM Notes

Fakten

Produktiv seit
April 2011

Region
Langen (Hessen)

Branche
Verkehr

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